Stocarea documentelor în cloud se referă la păstrarea fișierelor și datelor pe servere accesibile prin internet, în loc de a le stoca pe dispozitive fizice locale, cum ar fi hard disk-uri sau servere proprii. Acest model este parte a unui concept mai larg numit „cloud computing”, care permite stocarea, procesarea și gestionarea datelor pe infrastructuri partajate, operate de terți. Stocarea documentelor în cloud oferă numeroase avantaje pentru o firmă de contabilitate, facilitând procesele de lucru și sporind eficiența generală. Iată câteva dintre cele mai importante beneficii:
Accesibilitate și mobilitate în utilizarea documentelor contabile
Arhivarea documentelor financiar-contabile în cloud asigură accesarea lor de oriunde, atâta timp cât există o conexiune la internet. Acest lucru permite contabililor să lucreze de la distanță, inclusiv de acasă sau în timpul deplasărilor, crescând flexibilitatea și disponibilitatea lor. Angajații firmei de contabilitate pot accesa documentele financiare de oriunde și oricând, atâta timp cât dispun de o conexiune la internet.
Îmbunătățirea fluxului de lucru este un alt beneficiu important al utilizării cloud-ului. Documentele contabile pot fi accesate în timp real de mai mulți utilizatori simultan, facilitând astfel colaborarea și eficientizarea fluxului de lucru. Orice modificare adusă unui document este actualizată instantaneu și vizibilă pentru toți utilizatorii, eliminând astfel riscul de a lucra pe versiuni vechi sau neactualizate ale documentelor.
Securitate sporită și actualizări automatizate
Furnizorii de servicii cloud asigură niveluri ridicate de securitate, inclusiv criptarea datelor, autentificare multi-factor și backup-uri regulate. Stocarea documentelor contabile pe cloud permite un control avansat al accesului la diferite tipuri de documente contabile, cu setarea de protocoale multi-level și tracking personalizat. Astfel, managerii gestionează cine poate accesa anumite documente, când și de unde, sporind astfel securitatea și responsabilitatea. Aceste măsuri sunt mai greu de implementat la nivel local, așa că externalizarea stocării datelor prin arhivare electronică aduce și un plus de siguranță pentru firmele de contabilitate.
Un alt avantaj important al serviciilor cloud constă în actualizarea și întreținerea automată. Astfel, sistemul de management al documentelor (Document Management System – DMS) este întotdeauna la zi, conform celor mai recente îmbunătățiri și patch-uri de securitate. Stocarea documentelor contabile pe cloud oferă posibilitatea backup automat și recuperare rapidă a datelor. Aceasta este o măsură de protecție importantă în cazul unui incident neașteptat, cum ar fi o pană de curent sau un atac cibernetic.
Reducerea costurilor operaționale și scalabilitate
Prin implementarea soluțiilor de cloud computing, firmele de contabilitate reduc cheltuielile legate de achiziționarea și întreținerea serverelor fizice. De asemenea, elimină necesitatea actualizărilor și reviziilor frecvente la echipamentele hardware. În loc să investească în infrastructura IT și în personalul necesar pentru administrarea unităților de lucru, tot mai multe firme aleg să externalizeze aceste sarcini către furnizorii de servicii cloud.
Spre deosebire de soluțiile tradiționale, cloud-ul permite companiilor să-și ajusteze resursele în funcție de necesitățile lor specifice. În funcție de volumul de documente contabile pe care trebuie să le stocheze, o companie poate opta pentru mai mult sau mai puțin spațiu în cloud. Această flexibilitate asigură adaptarea rapidă la schimbările de business și gestionarea eficientă a costurilor, în vederea scalării afacerii.
Stocarea documentelor contabile în cloud crește eficiența activității departamentului financiar și contribuie la îmbunătățirea fluxurilor de lucru la nivelul întregii firme, mai ales când este vorba despre soluții de digitalizare pentru IMM-uri. Economiile la utilități reprezintă un alt aspect care merită luat în considerare. Prin eliminarea serverelor proprii, companiile obțin reduceri semnificative ale consumul de energie, pe termen lung.
Conformitate și audituri financiare
Soluțiile cloud sunt proiectate pentru a ajuta firmele de contabilitate să respecte reglementările specifice domeniului financiar și fiscal. Stocarea documentelor în cloud facilitează urmărirea și raportarea necesară pentru audituri și conformitate, oferind înregistrări detaliate ale accesării și modificărilor documentelor.
Simplificarea procesului de audit reprezintă un argument forte în favoarea stocării documentelor contabile pe cloud. Accesul rapid la documente, sistemul de organizare și clasificare în funcție de diferite criterii ușurează munca auditorilor și o fac mai puțin stresantă.
Transparența și trasabilitatea sunt asigurate prin utilizarea unui sistem de stocare în cloud adaptat activității contabile. Astfel, se obține istoricul detaliat al fiecărui document contabil, iar procesul de audit este mult îmbunătățit. Prin utilizarea inteligentă a beneficiilor oferite de stocarea documentelor pe cloud, firmele evoluează și se adaptează la noua realitate de business.
