Cum să gestionezi termenul de păstrare a documentelor contabile

Gestionarea termenului de păstrare a documentelor contabile este esențială pentru orice companie, indiferent de dimensiune sau industrie. Nu doar pentru respectarea cerințelor legale, ci și pentru optimizarea spațiului, eficiență în audituri și controlul riscurilor financiare.

Ce înseamnă termen de păstrare documente contabile?

Termenul de păstrare a documentelor contabile este perioada minimă impusă prin lege în care o firmă trebuie să arhiveze și să păstreze anumite tipuri de documente financiar-contabile. După această perioadă, documentele pot fi distruse, dacă nu mai există alte obligații legale sau interese în păstrarea lor.

Durata este diferită în funcție de natura documentului. Spre exemplu, registrele contabile se păstrează 10 ani, iar statele de plată – 50 de ani. Documentele justificative trebuie păstrate minim 5 ani.

Exemple comune de documente contabile:

• Facturi emise și primite
• Contracte economice
• Fise de cont
• Extrase bancare
• Bonuri fiscale
• State de plată

Cum stabilești ce păstrezi și ce elimini?

Primul pas: clasificarea documentelor după tip, dată și relevanță fiscală. Se face un inventar complet, preferabil digital. Etichete clare, criterii bine stabilite, prioritizare în funcție de termenul legal de păstrare.

Următorul pas: crearea unui sistem de alertare intern, care să semnaleze când documentele ajung la finalul perioadei legale. Automatizare recomandată. În lipsa unei proceduri clare, se ajunge la blocaje și riscuri fiscale inutile.

Pași recomandați:

• Revizuirea arhivei o dată pe an
• Etichetare cronologică și tematică
• Separarea documentelor active de cele arhivate
• Notificări automate pentru documentele ce pot fi eliminate

Ce implică digitalizarea documentelor contabile?

Digitalizarea aduce o eficiență considerabilă în gestionarea termenului de păstrare. Documentele digitalizate sunt mai ușor de căutat, arhivat și distrus conform termenelor legale. Sistemele DMS (Document Management System) permit automatizări, securitate și trasabilitate.

Documentele pot fi stocate în cloud, cu back-up periodic. În România, Legea 135/2007 permite arhivarea electronică a documentelor, dacă este făcută de un furnizor autorizat. Documentele digitalizate au aceeași valoare juridică, dacă sunt semnate digital și însoțite de un certificat de conformitate.

Avantaje ale digitalizării:

• Acces rapid la orice document
• Eliminarea spațiului fizic de arhivare
• Reducerea riscului de pierdere sau deteriorare
• Costuri mai mici pe termen lung

Riscuri și amenzi în cazul neconformității

Nerespectarea termenului de păstrare a documentelor contabile poate atrage sancțiuni serioase. În plus, în lipsa documentelor justificative, firma nu poate face dovada cheltuielilor deductibile, ceea ce duce la impozite mai mari.

Amenzile variază între 300 și 4.000 lei, în funcție de gravitate. În cazul unui control fiscal, lipsa registrelor contabile poate atrage reîncadrarea veniturilor și penalizări suplimentare. Firmele trebuie să fie pregătite în orice moment să prezinte documentele solicitate.

Tipuri de riscuri:

• Amenzi fiscale
• Probleme în audituri
• Pierderea deductibilității
• Litigii comerciale fără probe documentare
• Imagine negativă în fața partenerilor

Tabel: Domenii, îmbunătățiri și indicatori cheie

Domeniu de activitate	Îmbunătățirea estimată	Indicatori cheie
Producție industrială	Optimizarea logisticii documentelor	Timp mediu de acces la documente, cost arhivare
Comerț cu amănuntul	Reducerea pierderilor din lipsa dovezilor fiscale	Număr de documente pierdute/an, controale ratate
IT și software	Automatizare completă a proceselor contabile	Grad de digitalizare, timp procesare documente
Consultanță financiară	Trasabilitate crescută în documente justificative	Acoperire audit intern, erori contabile
Construcții	Reducerea spațiului fizic de arhivare	Metri pătrați eliberați, cost stocare
Transport și logistică	Eficiență în urmărirea comenzilor și contractelor	Timp identificare document, număr litigii rezolvate
Educație	Protejarea evidențelor salariale și contractuale	Corectitudine în plata salariilor, acuratețe în arhivare
Agricultură	Acces rapid la documentele de subvenție	Timp obținere dosare, refuzuri pe bază de documentație
Horeca	Conformitate fiscală în evidențele zilnice	Erori fiscale/lună, controale ANAF finalizate fără sancțiuni
Energie și utilități	Control mai bun al documentelor de achiziții	Timp analiză costuri, ROI pe audituri
ONG-uri	Păstrare corectă a contractelor de finanțare	Număr proiecte cu audit pozitiv, accesibilitate dosare
Sănătate și farma	Respectarea termenelor legale stricte	Procese pierdute, sancțiuni ITM/ANAF
Servicii juridice	Evidență riguroasă a dosarelor clienților	Grad acoperire documente, erori procedurale
Marketing și publicitate	Arhivare coerentă a contractelor și livrabilelor	Timp livrare documente, feedback clienți
Imobiliare	Păstrare clară a documentelor notariale și fiscale	Număr dosare complete, litigii evitate

Sfaturi de implementare pentru companii mici și mijlocii

Pentru firmele mici, fără un departament dedicat de arhivare, e esențial să aibă măcar un responsabil clar pentru gestionarea documentelor. Un software simplu de management al fișierelor, plus o procedură de numire și stocare – deja schimbă totul.

Se recomandă un calendar anual în care se marchează termenele limită pentru păstrarea documentelor. Păstrarea duplicatelor în format digital este ideală, chiar dacă documentul original este în format fizic.

Elemente esențiale:

• Un responsabil desemnat
• Calendar intern al termenelor
• Spațiu fizic + digital organizat
• Back-up lunar pentru arhiva digitală

Întrebări frecvente