ArhivaDIA.ro » Servicii » Servicii Arhivare Digitală

Servicii de Arhivare Electronică

Îți prezentăm o introducere necesară în arhivare digitală, ca să afli aspectele legislative, procedurile și beneficiile pe care ți le aduce arhivarea electronică.

Află cum să crești eficiența activității în firma ta, prin economisirea de timp și resurse.
Descoperă avantajele colaborării cu o firmă specializată în servicii de arhivare digitală, pentru audit, consultanță, training, implementare de la A la Z a sistemelor de arhivare electronică.
https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2020/05/img-about-me.jpg
https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2020/04/bgn-slider-blue-corner-left.png
bt_bb_section_bottom_section_coverage_image
Care este legislația aplicabilă în domeniul arhivării electronice?

Legislația
Arhivării Electronice

https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2017/04/blog-post-03-1280x854.jpg

În România, principala lege care guvernează arhivarea electronică este Legea nr. 135/2007. Această lege stabilește cadrul legal pentru serviciile de arhivare digitală și are ca scop reglementarea și garantarea păstrării și accesului la documente electronice într-un mod sigur și confidențial. Se aplică atât instituțiilor publice, cât și celor private.

Principalele responsabilități și obligații impuse de lege includ păstrarea în siguranță a documentelor electronice, asigurarea confidențialității și protecția datelor, precum și garantarea autenticității și integrității acestora. De asemenea, legea impune obligații privind implementarea unor proceduri de arhivare electronică, de la conservarea documentelor până la asigurarea accesului sigur și rapid, pe termen lung.

Legislația pentru arhivarea electronică a documentelor include și cerințe stricte privind securitatea documentelor, inclusiv utilizarea de metode de criptare, autentificare a utilizatorilor și controlul accesului la documentele arhivate. Standardele de securitate sunt esențiale pentru a preveni accesul neautorizat și pentru a asigura integritatea și confidențialitatea documentelor arhivate.

Există pentru arhivare electronică legislație națională și comunitară, iar nerespectarea legislației în domeniul arhivării electronice poate avea consecințe grave. Se aplică amenzi, sancțiuni administrative, pierderea licențelor sau a altor forme de autorizare. Este esențial ca instituțiile și companiile să fie conștiente de obligațiile lor legale și să respecte cu strictețe cerințele legislative în domeniul arhivării electronice.

Care este procedura de arhivare electronică?

Prin procedura de arhivare electronică documente de diferite dimensiuni sunt digitizate și stocate, prin parcurgerea următorilor pași:
01234567890

Pregătirea documentelor pentru arhivare

Primul pas în arhivarea electronică constă în pregătirea documentelor fizice pentru a fi convertite în format digital. Acest lucru poate implica scanarea documentelor folosind un scanner de înaltă calitate. Se vor introduce în arhiva electronică documente fără capse sau agrafe, elemente ce sunt înlăturate înainte scanare.
01234567890

Conversia documentelor în format digital

După pregătire, documentele sunt scanate și convertite în format digital. Procesul implică utilizarea tehnologiei de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a transforma textul imprimat în text editabil. Acest lucru facilitează căutarea și accesul ulterior la conținutul documentelor.
01234567890

Stocarea și arhivarea documentelor digitale

Odată convertite în format digital, documentele sunt stocate într-un sistem bazat pe arhivarea documentelor electronice. Acest sistem poate fi un server intern sau o platformă de stocare în cloud. Documentele trebuie organizate într-un mod care să permită accesul ușor și recuperarea rapidă a informațiilor.
01234567890

Protecția și securitatea datelor

Arhivarea documentelor în format electronic necesită protecția și securitatea datelor. Este utilizată criptarea datelor, pentru a le proteja împotriva accesului neautorizat. De asemenea, este important să se stabilească protocoale stricte de acces la documente și să se implementeze măsuri de securitate suplimentare, cum ar fi firewall-uri și sisteme de detecție a intruziunilor.

Beneficiile
Arhivării Digitale

Beneficiile arhivării digitale sunt numeroase și au un impact semnificativ în domeniul gestionării documentelor. Iată câteva dintre cele mai importante avantaje ale arhivării digitale:
Creșterea productivității

Arhivarea digitală permite accesul rapid și ușor la documente, eliminând nevoia de a căuta prin dosare fizice sau de a solicita documente de la colegi. Prin utilizarea unor funcții de căutare avansată și organizare eficientă a documentelor, angajații pot găsi rapid informațiile de care au nevoie, economisind timp și sporind eficiența muncii lor. Solicită consultanță în arhivare digitală de la firme specializate, pentru a beneficia de cele mai bune proceduri de arhivare electronică.

Securizarea accesului la documente

Arhivarea digitală oferă un nivel ridicat de securitate pentru documente. Accesul poate fi restricționat și controlat prin intermediul permisiunilor și autentificării, astfel doar persoanele autorizate pot accesa și modifica documentele. De asemenea, copiile de rezervă și funcțiile de recuperare a datelor pot proteja documentele împotriva pierderii sau deteriorării.

Accesarea documentelor la cerere

Pin procesul de arhivare electronică a documentelor, acestea pot fi accesate la cerere, indiferent de locația fizică a utilizatorilor. Un sistem de arhivare digitală este foarte important cazul companiilor cu mai multe sucursale sau cu angajați care lucrează de acasă sau în deplasare. Accesul la documente se realizează simplu și rapid, fără a fi nevoie de deplasări repetate sau solicitări prealabile.

Protejarea integrității documentelor

Procedurile de arhivare electronică asigură păstrarea documentelor în forma lor originală, fără a suferi deteriorări, modificări sau pierderi. Sistemele de arhivare digitală utilizează tehnologii avansate pentru a garanta că documentele rămân intacte și că pot fi accesate și utilizate în viitor, fără nicio problemă.

Arhiva DIA

Bulevardul Constructorilor, 20A
Splaiul Independenței, 319
Strada Livezeni, Nr. 3
Cl. Aurel Vlaicu, Nr. 225-235, Galeria Mall Arad
Solicită un Apel de Consultanță GRATUIT!
Dacă dorești să iei legătura cu echipa noastră de consultanță, completează formularul de mai jos și te vom contacta în cel mai scurt timp!

Vei obține servicii personalizate de arhivare electronică la preț accesibil și în condiții flexibile de colaborare.
office@arhivadia.ro
office@diacostampet.ro
448@diacostampet.ro
+40 731 301 162
Arhiva DIA powered by
ASOCIAȚIA DEZVOLTARE, INTEGRARE, AJUTOR - DIA
Cod Unic de Înregistrare 47099149
Unde ne găsești?
Locațiile ArhivaDIA
https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2023/07/img-footer-map_rev23.png
Rămâi conectat cu noi!
ArhivaDIA Social links
ArhivaDIA / DIACOSTAMPET SRL - AUTORIZAT DE ARHIVELE NAȚIONALE
Arhiva DIA powered by
ASOCIAȚIA DEZVOLTARE, INTEGRARE, AJUTOR - DIA
CIF 47099149
Unde ne găsești?
Locațiile ArhivaDIA
https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2023/07/img-footer-map-rev.webp
Rămâi conectat
ArhivaDIA Social links

Copyright by ArhivaDIA
All rights reserved.

Copyright by ArhivaDIA / DIACOSTAMPET SRL
All rights reserved.