Ultima actualizare: 20.03.2026

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care Arhiva Dia SRL colectează, utilizează, divulgă, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care interacționează cu site-ul https://arhivadia.ro și/sau cu serviciile oferite de societate.

Respectarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal reprezintă un angajament important pentru noi. Ne asumăm prelucrarea datelor dumneavoastră în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (“GDPR”), precum și cu orice alte dispoziții legale aplicabile în România.

Prin acest document dorim să vă informăm, în mod transparent, cu privire la:

• ce date prelucrăm;

• în ce scopuri le prelucrăm;

• în ce temeiuri legale ne bazăm;

• cât timp le păstrăm;

• cui le putem divulga;

• ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră.

Utilizarea site-ului se completează cu prevederile din Termenii și Condițiile site-ului, precum și cu Politica privind Cookie-urile, documente care trebuie citite împreună cu prezenta Politică de Confidențialitate.

1. Cine suntem

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Arhiva Dia SRL
Sediu social: Strada Livezeni nr. 3, Petroșani, jud. Hunedoara, România
E-mail: office@arhivadia.ro
Website: https://arhivadia.ro

În sensul legislației privind protecția datelor, Arhiva Dia SRL are calitatea de operator pentru datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul site-ului și în cadrul relațiilor comerciale sau precontractuale.

Pentru orice întrebări privind această politică sau modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta:

• prin e-mail la: office@arhivadia.ro

• prin poștă sau curier la: Strada Livezeni nr. 3, Petroșani, jud. Hunedoara, România

• cu mențiunea: În atenția responsabilului privind protecția datelor / GDPR

2. Documente conexe

Această Politică de Confidențialitate trebuie citită împreună cu:

• Termenii și Condițiile site-ului, care reglementează utilizarea generală a site-ului și raporturile dintre utilizatori și Arhiva Dia;

• Politica privind Cookie-urile, care explică modul în care utilizăm cookie-uri și tehnologii similare pe site și cum vă puteți gestiona consimțământul.

În cazul în care anumite funcționalități ale site-ului implică formulare, solicitări de ofertă, contact direct sau transmiterea de documente, prevederile acestei politici se aplică corespunzător acestor interacțiuni.

3. Ce categorii de date cu caracter personal putem prelucra

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

a) Date de identificare și contact

• nume și prenume;

• adresă de e-mail;

• număr de telefon;

• compania/instituția pe care o reprezentați;

• funcția, dacă este furnizată;

• adresa poștală, dacă este necesară.

b) Date furnizate prin formularele de pe site

Atunci când completați formulare de contact, solicitări de ofertă, cereri comerciale sau alte formulare disponibile pe site, putem prelucra:

• conținutul mesajului transmis;

• datele de identificare incluse în mesaj;

• eventualele documente transmise de dumneavoastră.

c) Date necesare pentru relația contractuală sau precontractuală

În cazul în care solicitați servicii, oferte, informații comerciale sau încheiați un contract cu noi, putem prelucra date precum:

• date de facturare;

• date ale reprezentanților legali sau persoanelor de contact;

• informații privind serviciile solicitate;

• corespondența comercială și contractuală.

d) Date tehnice și de utilizare a site-ului

La accesarea site-ului, putem colecta în mod automat anumite informații tehnice, cum ar fi:

• adresa IP;

• tipul browserului;

• sistemul de operare;

• data și ora accesării;

• paginile vizitate;

• informații despre dispozitiv;

• date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, conform Politicii privind Cookie-urile.

e) Date rezultate din comunicarea cu noi

Putem prelucra date conținute în:

• e-mailuri;

• solicitări telefonice;

• mesaje trimise prin formularele de contact;

• alte comunicări adresate companiei.

4. Cum colectăm datele

Colectăm datele cu caracter personal:

• direct de la dumneavoastră, atunci când completați formulare, ne contactați sau solicitați servicii;

• indirect, prin intermediul tehnologiilor utilizate pe site, inclusiv cookie-uri și log-uri tehnice;

• din surse publice sau parteneri contractuali, numai atunci când acest lucru este necesar și permis de lege.

În general, aveți control asupra datelor pe care ni le furnizați.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

Putem prelucra datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri:

a) Pentru a răspunde solicitărilor transmise

Prelucrăm datele pentru a răspunde la cereri de ofertă, solicitări de informații, întrebări sau alte mesaje transmise prin site, e-mail sau telefon.

Temei legal:

• executarea demersurilor precontractuale la cererea persoanei vizate;

• interesul legitim de a răspunde solicitărilor primite.

b) Pentru furnizarea serviciilor și executarea contractelor

Prelucrăm datele necesare pentru ofertare, contractare, facturare, prestarea serviciilor, relația cu clienții și gestionarea obligațiilor comerciale.

Temei legal:

• executarea unui contract;

• îndeplinirea obligațiilor legale;

• interesul legitim privind organizarea activității comerciale.

c) Pentru îndeplinirea obligațiilor legale

Putem prelucra date pentru a respecta obligații legale în materie fiscală, contabilă, arhivare, conformitate, securitate sau relația cu autoritățile.

Temei legal:

• obligație legală.

d) Pentru administrarea și securitatea site-ului

Putem folosi date tehnice pentru administrarea platformei, prevenirea fraudelor, identificarea incidentelor de securitate și asigurarea funcționării corespunzătoare a site-ului.

Temei legal:

• interesul legitim de a asigura securitatea și buna funcționare a site-ului;

• obligații legale, după caz.

e) Pentru analiză, îmbunătățirea serviciilor și statistică

Putem utiliza date privind interacțiunea cu site-ul pentru a înțelege cum este folosit, pentru a îmbunătăți conținutul, structura, funcționalitățile și serviciile oferite.

Temei legal:

• interes legitim;

• consimțământ, acolo unde legea impune acest lucru, în special pentru cookie-uri sau tehnologii similare neesențiale, conform Politicii privind Cookie-urile.

f) Pentru comunicări comerciale și marketing

Dacă v-ați exprimat acordul sau dacă există un alt temei legal valabil, putem transmite comunicări privind serviciile noastre, noutăți, oferte sau alte informații comerciale relevante.

Temei legal:

• consimțământul dumneavoastră;

• interes legitim, acolo unde legea permite.

Vă puteți retrage în orice moment consimțământul pentru comunicările de marketing, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

6. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul nostru poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea corectă a site-ului, analiză, preferințe și, după caz, marketing.

Pentru informații detaliate despre:

• ce cookie-uri folosim;

• scopurile acestora;

• durata de stocare;

• modul în care vă puteți exprima sau retrage consimțământul,

vă rugăm să consultați Politica privind Cookie-urile.

Acolo unde legea impune, cookie-urile neesențiale vor fi activate doar după obținerea consimțământului dumneavoastră.

7. Dacă nu furnizați datele

În anumite situații, lipsa furnizării datelor poate face imposibilă:

• transmiterea unui răspuns la solicitarea dumneavoastră;

• formularea unei oferte;

• încheierea sau executarea unui contract;

• utilizarea anumitor funcționalități ale site-ului.

Vom solicita doar datele necesare pentru scopurile legitime menționate în această politică.

8. Cui putem divulga datele

După caz, putem divulga sau oferi acces la datele dumneavoastră următoarelor categorii de destinatari:

• furnizori de servicii IT și mentenanță website;

• furnizori de hosting;

• furnizori de servicii de e-mail și comunicare;

• furnizori de servicii contabile, juridice sau de consultanță;

• parteneri contractuali implicați în prestarea serviciilor;

• autorități publice, instituții, organe fiscale sau de control, atunci când există obligație legală;

• alți împuterniciți sau parteneri, strict în măsura necesară.

Transmiterea datelor se realizează doar în baza unui temei legal și, atunci când este necesar, în baza unor acorduri care asigură confidențialitatea și securitatea datelor.

Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal către terți.

9. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În principiu, datele sunt prelucrate în România și/sau în Spațiul Economic European.

Dacă, în anumite situații, va fi necesar un transfer către state din afara Spațiului Economic European, acesta va avea loc numai dacă sunt implementate garanții adecvate, în conformitate cu GDPR, cum ar fi:

• decizii de adecvare emise de Comisia Europeană;

• clauze contractuale standard;

• alte garanții legale aplicabile.

Puteți solicita informații suplimentare cu privire la astfel de transferuri la datele de contact indicate în prezenta politică.

10. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și ulterior, dacă există o obligație legală sau un interes legitim justificat.

Durata de păstrare poate varia în funcție de categoria datelor și de scopul prelucrării, de exemplu:

• pe durata necesară gestionării solicitărilor transmise prin formularul de contact;

• pe durata relației contractuale și ulterior, conform termenelor legale de arhivare și păstrare a documentelor;

• pe perioada necesară respectării obligațiilor fiscale și contabile;

• până la retragerea consimțământului, în cazul prelucrărilor bazate pe consimțământ, dacă nu există alt temei legal pentru păstrare;

• pe durata necesară apărării drepturilor și intereselor noastre legitime.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate conform cerințelor legale.

11. Cum protejăm datele

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;

• utilizării abuzive;

• pierderii;

• distrugerii;

• modificării sau divulgării neautorizate.

Aceste măsuri includ, după caz:

• protecția accesului la sisteme;

• utilizarea conexiunilor securizate;

• limitarea accesului la date doar pentru persoanele autorizate;

• politici interne de confidențialitate și securitate;

• colaborarea cu furnizori care oferă garanții suficiente privind protecția datelor.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că nicio transmitere de date prin internet și niciun sistem informatic nu poate garanta securitate absolută.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele dumneavoastră;

• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;

• dreptul la ștergerea datelor;

• dreptul la restricționarea prelucrării;

• dreptul la portabilitatea datelor;

• dreptul de opoziție la prelucrare;

• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, dacă sunt îndeplinite condițiile legale;

• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta;

• dreptul de a depune plângere la autoritatea competentă;

• dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la:
office@arhivadia.ro

Este posibil să solicităm informații suplimentare pentru confirmarea identității, atunci când este necesar pentru protejarea datelor dumneavoastră.

Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de lege.

13. Autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea competentă din România:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

14. Minorii

Site-ul și serviciile noastre nu sunt destinate în mod direct minorilor.

Nu colectăm cu bună știință date personale de la minori, cu excepția cazurilor în care acest lucru este permis de lege și justificat de natura relației juridice sau a serviciului solicitat.

Dacă aflăm că au fost colectate date aparținând unui minor cu încălcarea condițiilor legale, vom lua măsuri pentru ștergerea acestora.

15. Modificarea politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta modificări legislative, operaționale sau tehnice.

Versiunea actualizată va fi publicată pe site, iar data ultimei actualizări va fi modificată în mod corespunzător.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină, împreună cu Termenii și Condițiile și Politica privind Cookie-urile.

16. Contact

Pentru orice întrebări privind această Politică de Confidențialitate, Termenii și Condițiile site-ului sau Politica privind Cookie-urile, ne puteți contacta la:

Arhiva Dia SRL
Adresă: Strada Livezeni nr. 3, Petroșani, jud. Hunedoara, România
E-mail: office@arhivadia.ro