Servicii de Arhivare Fizică a Documentelor

Ne aflăm într-o eră digitală, dar arhivarea fizică încă are un rol vital în multe domenii. Îți prezentăm în continuare cele mai importante detalii despre ce înseamnă arhivare fizică, beneficiile arhivării fizice și legislația aplicabilă în domeniul arhivării fizice.

~~Descoperă avantajele colaborării cu o firmă specializată în servicii de arhivare pentru firme din diferite domenii de activitate.~~

CERE OFERTĂ

https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2020/05/img-about-me.jpg

https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2020/04/bgn-slider-blue-corner-left.png

bt_bb_section_bottom_section_coverage_image

Care este legislația aplicabilă în domeniul arhivării fizice?

Legislația
Arhivării Fizice

https://arhivadia.ro/wp-content/uploads/2017/04/blog-post-03-1280x854.jpg

În România, legislația aplicabilă în domeniul arhivării fizice este reglementată de Legea nr. 16/1996 privind arhivele naționale. Cuprinde normele și principiile pentru organizarea și funcționarea sistemului național de arhivă și reglementează păstrarea, utilizarea și accesul la documentele arhivistice. De asemenea, în contextul arhivelor care conțin date personale, se aplică și Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Acesta stabilește reguli clare și riguroase privind protecția datelor cu caracter personal și implică obligații specifice pentru operatorii de arhive fizice, arhive digitale sau arhive mixte.

Operatorii de arhive au responsabilitatea de a păstra în siguranță documentele, ca să fie protejate împotriva deteriorării, pierderii sau accesului neautorizat. Ei trebuie să asigure conformitatea cu cerințele legale privind confidențialitatea și protecția datelor. Operatorii de arhive au dreptul să solicite documente de la entitățile care le-au transmis pentru arhivare, în conformitate cu termenii prevăzuți de lege.

Procedurile și normele specifice de arhivare implică aspecte tehnice precum organizarea documentelor în funcție de tip și nivel de confidențialitate, condițiile de păstrare (temperatură, umiditate, iluminare etc.) și modalitățile de distrugere a documentelor atunci când acest lucru este permis de lege. Nerespectarea legislației aplicabile în domeniul arhivării fizice are consecințe serioase. Operatorii de arhive pot fi sancționați cu amenzi și penalități în cazul încălcării normelor și principiilor stabilite de lege. De asemenea, în anumite situații, nerespectarea legislației atrage răspunderea penală a operatorilor de arhive.

Care este procedura de arhivare fizică?

Procedura de arhivare fizică implică mai multe etape importante pentru a asigura o gestionare eficientă a documentelor. Ai nevoie de specialiști cu expertiză în domeniile organizațional, logistic, al reglementărilor juridice. Iată o descriere detaliată a fiecărei etape a procesului de arhivare fizică:

01234567890

Colectarea documentelor

Primul pas în procesul de arhivare fizică constă în colectarea documentelor care urmează să fie arhivate. Aceasta implică adunarea documentelor din diferite locații, cum ar fi birourile sau depozitele firmei. Realizează un inventar detaliat, ca să eviți pierderea sau deteriorarea documentelor. Astfel pui bazele pentru o externalizare eficientă a serviciului de arhivare fizică a documentelor

01234567890

Sortarea și categorizarea documentelor

După colectarea documentelor, următorul pas constă în sortarea și categorizarea lor. Organizează identificarea și separarea documentelor, în funcție de criterii precum tipul documentelor, data sau departamentul de proveniență. Această etapă este esențială pentru o arhivare fizică eficientă, compatibilă cu metodele de arhivare digitală, ca să asiguri accesarea optimă a resurselor informaționale.

01234567890

Etichetarea documentelor

După ce documentele au fost sortate și categorizate, urmează etapa de etichetare. Fiecare document trebuie însoțit de informații relevante, în funcție de specificul firmei tale. Include detalii precum numărul de inventar, numele documentului, data și categoria/subcategoria din care face parte documentul respectiv. Astfel facilitezi identificarea și recuperarea documentelor în viitor.

01234567890

Depozitarea în locul potrivit

După etichetare, documentele sunt depozitate în locuri adecvate, conform legislației pentru arhivare fizică. Se utilizează o cameră specială pentru arhivare, cu un sistem de rafturi și cutii de arhivare special realizate, ca să păstreze documentele în siguranță. Este prioritară utilizarea optimă a spațiului, pentru a evita confuziile și dificultățile în găsirea documentelor.

Beneficiile
Arhivării Fizice

Beneficiile arhivării fizice sunt multiple și pot aduce numeroase avantaje pentru orice organizație. Iată câteva dintre aceste beneficii:

Protecția și securitatea documentelor

Arhivarea fizică oferă un nivel înalt de protecție și securitate pentru documentele importante. Acestea sunt păstrate în condiții speciale, sunt protejate împotriva riscurilor (incendii, inundații, furt). Accesul la documente este restricționat și controlat, asigurând astfel confidențialitatea informațiilor. Arhivarea fizică oferă o protecție durabilă pentru documente, reduce riscul de pierdere sau deteriorare. Solicită consultanță în arhivare fizică de la firme specializate, ca să te asiguri că utilizezi în mod adecvat arhivarea fizică, pentru protecția și securitatea documentelor.

Ușurința accesului și recuperarea informațiilor

Chiar și în era tehnologiei avansate, unele informații sunt mai ușor de accesat și de înțeles atunci când sunt disponibile în format fizic. Documentele din arhive fizice pot fi organizate într-un mod structurat și sistematic. Utilizarea unui sistem de indexare și etichetare adecvat permite o mai bună organizare a documentelor și o gestionare eficientă a acestora, pentru găsirea și recuperarea rapidă a informațiilor necesare.

Conformitatea cu reglementările legale

Arhivarea fizică asigură respectarea reglementărilor legale în vigoare. Multe legislații naționale și internaționale stabilesc păstrarea unor documente în format fizic, pentru o perioadă determinată de timp. Prin arhivarea fizică, organizațiile îndeplinesc cerințele legale și evită sancțiunile sau problemele juridice. Poți să aloci timp proiectelor cu adevărat importante, știind că documentele firmei sunt gestionate în mod legal și eficient.

Prezervarea istoriei și a culturii organizaționale

Documentele fizice reprezintă o parte valoroasă a istoriei și culturii unei organizații. Ele păstrează amintiri, informații și evenimente importante care au contribuit la dezvoltarea acesteia. Arhivarea fizică permite conservarea și protejarea documentelor, oferă o perspectivă unică asupra evoluției organizației, contribuie la înțelegerea și aprecierea istoriei sale.

Arhiva DIA

powered by DIACOSTAMPET SRL

București

Bulevardul Constructorilor, 20A

București

Splaiul Independenței, 319

Petroșani

Strada Livezeni, Nr. 3

Arad

Cl. Aurel Vlaicu, Nr. 225-235, Galeria Mall Arad

Solicită un Apel de Consultanță GRATUIT!

Dacă dorești să iei legătura cu echipa noastră de consultanță, completează formularul de mai jos și te vom contacta în cel mai scurt timp!

Vei obține servicii personalizate de arhivare fizică la preț accesibil și în condiții flexibile de colaborare.

E-mail

office@arhivadia.ro
office@diacostampet.ro
448@diacostampet.ro

Apelează:

+40 731 301 162

Arhiva DIA powered by