Arhivarea documentelor financiar-contabile: Tot ce trebuie să știi

Activezi în domeniul financiar sau ești managerul unei firme și vrei să organizezi eficient activitatea departamentului financiar-contabil? Află în continuare ce înseamnă arhivarea documentelor de acest tip și ce pași sunt necesari pentru implementarea unui sistem digital de arhivare a datelor și documentelor contabile.

Importanța în arhivarea documentelor financiar-contabile

Este binecunoscută utilitatea arhivării documentelor pentru activitatea unei firme, iar în topul importanței se află documentele de la departamentul financiar contabil. Realizarea, stocarea și accesarea actelor contabile și a documentelor de raportare financiare sunt strict reglementate, de aceea este necesar să implementezi un sistem de arhivare digitală adecvat procedurilor în vigoare și cu respectarea normelor specifice domeniului în care activează firma.

Legea arhivării documentelor financiar-contabile este reglementată prin Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare. La acestea se adaugă noile reglementări privind documentele financiar-contabile, stabilite prin Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în format electronic, Ordinul 2634/2015, Legea 36/2023 prin care a fost modificată Legea 82/1991, cu privire la păstrarea documentelor justificative, în cazul prelucrării automate a datelor.

Ce cuprinde procesul privind arhivarea documentelor financiar-contabile

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă. Arhivarea fizică a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea următoarelor reguli:

• documentele se grupează în dosare care se numerotează;
• gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an la care se referă acestea;
• dosarele conţinând documente financiar-contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Tipuri de documente financiar-contabile care trebuie arhivate

Entitățile economice au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a altor documente financiar-contabile (jurnale, fișe, note, referate, NIR-uri, bonuri, deconturi, dispoziții de plată/încasare ș.a.) se poate realiza la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare. Sistemele de păstrare a documentelor pot să cuprindă arhivare fizică (pe hârtie) sau arhivare digitală.

La arhivarea digitală a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost scanate din format fizic (hârtie) trebuie asigurată în orice moment listarea datelor, oricând este solicitat de către organele de control sau de câte ori este nevoie în activitatea firmei.

Durata de păstrare a documentelor financiar-contabile

De la 15 ianuarie 2023 a fost modificată durata de păstrare a documentelor financiar-contabile. Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară vor fi păstrate în arhivă timp de 5 ani (se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru state de salarii). Modificarea se aplică și la firmele ce utilizează arhive electronice, pe baza unor aplicații de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI și a altor sisteme informatice de prelucrare automată a datelor.

Noua durată de păstrare a documentelor financiar-contabile cuprinde și agenții economici ce utilizează case de marcat. Memoria fiscală a acestor aparate trebuie să asigure acumularea și conservarea de date timp de cinci ani (în loc de zece ani, cât era stabilit anterior). Memoriile fiscale înlocuite trebuie arhivate pentru o perioadă de cinci ani. Această obligație se respectă și la arhivarea registrului special folosit când o casă de marcat este defectă, la arhivarea statelor de salarii și la dosarele personale ale angajaților.

Soluții digitale pentru arhivarea documentelor financiar-contabile

Avantajele arhivării digitale a documentelor financiar-contabile

Arhivarea digitală elimină nevoia de a avea spații mari pentru depozitarea fizică a documentelor. Documentele pot fi stocate în format electronic, ocupând mult mai puțin spațiu fizic în birou. Prin utilizarea sistemelor digitale de arhivare, documentele pot fi accesate rapid și ușor, cu doar câteva clicuri. Nu mai este nevoie să cauți prin sute de dosare și fișiere fizice.

Sistemele digitale permit arhivarea unui volum mare de documente financiar-contabile, fără a fi nevoie de spațiu fizic suplimentar sau de o organizare complexă. Poți utiliza tehnologia no touch și sisteme performante, bazate pe AI. Arhivarea digitală reduce costurile cu materialele de birou și personalul necesar pentru gestionarea documentelor fizice. Nu mai este nevoie de hârtie, dosare sau ștampile. Utilizarea unui sistem de arhivare digitală permite căutarea și recuperarea rapidă a informațiilor. Căutările pot fi făcute după criterii specifice, cum ar fi numărul facturii sau data tranzacției.

Dezavantajele arhivării digitale a documentelor financiar-contabile

În cazul unor defecțiuni tehnice sau atacurilor cibernetice, există riscul de pierdere a datelor. Este important să realizezi backup-uri regulate și să implementezi măsuri de securitate, ca să protejezi informațiile importante. Pentru a gestiona un sistem de arhivare digitală, este necesar să utilizezi un software actualizat, iar în cadrul firmei trebuie să activeze personal calificat pentru aceste sisteme de arhivare electronică. Vei lua în considerare costuri suplimentare pentru instruirea angajaților pentru arhivarea documentelor financiar-contabile și actualizări ale aplicațiilor software instalate.

Securitatea documentelor financiar-contabile

Securitatea documentelor financiar-contabile reprezintă un aspect esențial în gestionarea eficientă a afacerii tale și protejarea informațiilor sensibile. Începe cu protejarea documentelor împotriva distrugerii fizice: păstrează-le  într-un loc sigur, cum ar fi un seif sau o cameră de arhivă cu acces restricționat. Asigură-te că sunt protejate împotriva incendiilor și inundațiilor.

Pentru arhivarea digitală, ia în considerare protejarea datelor împotriva atacurilor cibernetice. Utilizează softuri de securitate actualizate și  implementează proceduri de criptare, ca să protejezi informațiile sensibile. De asemenea, este recomandat să utilizezi parole puternice și măsuri de autentificare în doi pași, pentru prevenirea accesului neautorizat. Stabilește un plan de urgență, dacă securitatea documentelor financiar-contabile este compromisă. Acest plan trebuie să includă pașii care trebuie urmați pentru recuperarea datelor și minimizarea daunelor, inclusiv instruirea personalului în cazul unor astfel de incidente.
Arhivarea documentelor financiar-contabile reprezintă un proces complex, de aceea se recomandă colaborarea cu firme de servicii de arhivare fizică și arhivare digitală, precum ArhivaDIA.ro. Astfel beneficiezi de audit, consultanță și training, servicii arhivare fizică documente, servicii arhivare digitală, imagistică documente, software de arhivare electronică inteligent bazat pe tehnologie AI, servicii digitalizare IMM ș.a.