Arhivare fizică vs. arhivare digitală: avantaje, dezavantaje și alegerea corectă

În lumea în care trăim, gestionarea documentelor reprezintă o parte esențială a oricărei afaceri, fie ea mică sau mare. Trebuie să păstrăm actele și documentele firmei, dar care este cea mai bună opțiune: arhivarea fizică sau cea digitală? Află în continuare avantajele și dezavantajele fiecărei metode, ca să alegi varianta optimă și să  creezi un plan de arhivare eficient.

 

Avantajele și dezavantajele arhivării fizice

Avantajele arhivării fizice

Avantajele arhivării fizice includ accesibilitatea, simplitatea și siguranța. Documentele fizice sunt accesibile oricând, fără a necesita tehnologie sau conexiune la internet. Utilizatorii au control direct asupra documentelor. De asemenea, arhivarea fizică este intuitivă și ușor de înțeles, nu este necesară o învățare tehnică pentru a putea accesa documentele, ceea ce reprezintă un avantaj pentru angajații care nu sunt familiarizați cu tehnologia sau nu au acces la aceasta.

Un alt avantaj major al arhivării fizice este siguranța. Documentele fizice nu sunt susceptibile la atacuri cibernetice sau la pierderea de date ca urmare a unei defecțiuni tehnice. Într-o lume în care securitatea informațiilor este tot mai importantă, arhivarea fizică poate oferi o protecție mai mare împotriva amenințărilor cibernetice.

Dezavantajele arhivării fizice

Cu toate acestea, arhivarea fizică vine și cu dezavantaje importante. Unul dintre cele mai evidente dezavantaje este spațiul de stocare necesar. Documentele fizice ocupă un spațiu fizic considerabil, care poate deveni costisitor în cazul în care nu există suficientă capacitate de depozitare disponibilă. Este necesară o planificare atentă pentru a putea gestiona eficient spațiul și pentru a evita costurile suplimentare.

Un alt dezavantaj al arhivării fizice este riscul deteriorării. Documentele fizice pot fi afectate de factori precum umiditatea, focul sau insectele. Dacă nu sunt luate măsuri adecvate de protecție și conservare, documentele pot fi deteriorate iremediabil.

În plus, eficiența poate fi o problemă în cazul arhivării fizice. Căutarea unui document într-un sistem de arhivare fizică poate fi un proces timp consumator și ineficient. Dacă documentele nu sunt organizate corespunzător sau nu există un sistem clar de catalogare, găsirea unui document specific devine o adevărată provocare.

Ce înseamnă arhivare digitală

Arhivarea digitală se referă la procesul de stocare și organizare a informațiilor în format electronic. Acest proces implică scanarea documentelor fizice și transformarea acestora în documente digitale, sau crearea directă a documentelor în format digital, și stocarea lor pe dispozitive electronice sau în cloud. Arhivarea digitală este o alternativă modernă și eficientă la arhivarea fizică, deoarece permite accesul rapid și ușor la informații, economisind spațiu fizic și reducând riscul de deteriorare a documentelor.

Procesul de arhivare digitală implică mai multe etape. În primul rând, documentele fizice sunt scanate și convertite în format digital. Apoi, aceste documente digitale sunt indexate și catalogate, astfel încât să poată fi găsite rapid și ușor în viitor. Stocarea documentelor digitale se poate realiza pe dispozitive de stocare, cum ar fi hard disk-uri sau servere interne, sau în cloud, prin utilizarea serviciilor de stocare online. Gestionarea accesului la documente reprezintă un aspect important al arhivării digitale, pentru că doar persoanele autorizate au acces la informații.

Există diferite tipuri de arhivare digitală, care pot fi adaptate la nevoile specifice ale organizațiilor sau individului. Arhivarea pe disc este o opțiune comună, unde documentele digitale sunt stocate pe dispozitive de stocare interne, cum ar fi hard disk-uri sau servere. Arhivarea în cloud devine tot mai populară și oferă avantaje precum accesul la informații de oriunde și de pe orice dispozitiv, precum și backup automat și protecție împotriva pierderii datelor. Arhivarea în cadrul unei rețele interne este o altă opțiune, unde documentele digitale sunt stocate pe serverele organizației și pot fi accesate doar de către persoanele autorizate în cadrul rețelei.

Securitatea arhivării digitale este esențială pentru protejarea datelor stocate. Aceasta implică implementarea unor măsuri de securitate pentru a preveni accesul neautorizat la documente, precum parole și autentificare în doi pași. De asemenea, trebuie să se ia în considerare și riscurile de pierdere sau deteriorare a datelor, prin implementarea unor măsuri de backup și recuperare a datelor în caz de incidente. Se recomandă, de asemenea, criptarea datelor pentru a asigura confidențialitatea informațiilor.

 

 

Avantajele și dezavantajele arhivării digitale

Avantajele arhivării digitale

Arhivarea digitală are numeroase avantaje, care o fac o opțiune atractivă pentru mulți utilizatori. Unul dintre cele mai evidente avantaje este spațiul redus necesar pentru stocarea documentelor. În timp ce arhivarea fizică implică utilizarea de spațiu fizic pentru a depozita documentele, arhivarea digitală permite stocarea acestora pe medii de stocare digitale, cum ar fi hard disk-uri sau servicii de cloud. Acest lucru economisește spațiu și reduce riscul de a ocupa prea mult spațiu fizic în birouri sau în alte locații.

Un alt avantaj major al arhivării digitale este accesibilitatea. Documentele digitale pot fi accesate de oriunde și oricând, atâta timp cât există o conexiune la internet. Acest lucru facilitează colaborarea între membrii unui echipe, chiar dacă aceștia se află în locații diferite. De asemenea, permite accesul rapid și ușor la documente, fără a fi nevoie de căutări în dosare și sertare fizice.

 

Dezavantajele arhivării digitale

Arhivarea digitală prezintă și dezavantaje. Unul dintre aspectele critice este securitatea datelor. Documentele digitale pot fi vulnerabile la atacuri cibernetice, cum ar fi viruși informatici sau hacking. Pentru a proteja datele, este necesară implementarea de măsuri de securitate și utilizarea de software antivirus și firewall-uri puternice. Este important să se actualizeze și să se securizeze sistemele de stocare digitală pentru a minimiza riscul de compromitere a datelor.

Un alt dezavantaj al arhivării digitale este riscul de pierdere a datelor. Fișierele digitale pot fi corupte sau defecte, ceea ce poate duce la pierderea definitivă a informațiilor. Pentru a minimiza acest risc, este recomandat să se facă copii de rezervă frecvente și să se utilizeze tehnologii de stocare fiabile, precum discuri redundante independente (RAID) sau servicii de backup în cloud.

De asemenea, arhivarea digitală implică o dependență de tehnologie. Pentru a accesa și utiliza documentele digitale, este necesar un echipament tehnologic, cum ar fi un computer sau o tabletă și conexiune la internet. Acest lucru poate fi un dezavantaj pentru persoanele care nu sunt familiarizate cu tehnologia sau care nu au acces la echipamente și internet de calitate.

 

Cum să alegi între arhivarea fizică și cea digitală

Realizează o evaluare a necesităților de arhivare pentru documentele utilizate în cadrul firmei și stabilește nivelul de securitate pentru fiecare categorie de documente: contracte, acte de înființare, avize, facturi și chitanțe, proiecte și lucrări profesionale, oferte pentru clienți, documente juridice și fiscale, prezentări comerciale ș.a. Ierarhizează documentele în funcție de criterii funcționale, precum importanță, frecvență de accesare, volum de date. Pe baza acestor elemente vei realiza planul de arhivare, pe baza mixului ideal de arhivare fizică și arhivare digitală.

Planul de arhivare cuprinde mai multe etape: stabilirea modalității de etichetare și denumire pentru fiecare tip de document, utilizarea mediilor de stocare adecvate, implementarea unui software de arhivare electronică, indexarea prin atribuirea de cuvinte-cheie care facilitează identificarea și recuperarea rapidă a oricărui document din arhivă. Este important să realizezi o schemă standard de indexare, pe care s-o respecte toți utilizatorii arhivei digitale.

Stabilește proceduri de păstrare a documentelor în arhivă (cât timp, în ce condiții, care sunt regulile de eliminare a documentelor vechi etc.). Implementează măsuri de securitate și pregătește angajații pentru lucrul cu arhive digitale (traininguri, cursuri de perfecționare, chiar reconversie profesională, dacă este cazul). Solicită servicii de consultanță în arhivare, ca să te asiguri că implementezi cel mai eficient sistem de păstrare, indexare și accesare al documentelor.