Termene de păstrare a documentelor de resurse umane

Legislația actuală din România privind păstrarea anumitor documente de resurse umane include reguli specifice care trebuie urmate pentru a asigura conformitatea cu standardele naționale și internaționale, inclusiv GDPR. Află în continuare cele mai importante detalii despre arhivarea și păstrarea documentelor de HR!

Legislația actuală privind păstrarea documentelor de resurse umane

Legislația actuală privind păstrarea documentelor de resurse umane este un domeniu complex, ce cuprinde prevederi de arhivare fizică și arhivare digitală. În România, această legislație este reglementată în principal de Ministerul Muncii și Justiției Sociale și Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Este esențial ca angajatorii să fie la curent cu aceste reglementări pentru a se asigura că respectă toate cerințele legale în ceea ce privește păstrarea documentelor de resurse umane.

Exista diverse tipuri de documente de resurse umane care trebuie păstrate, inclusiv contracte de muncă, fișe de post, dosare de personal, documente de evaluare a performanței și multe altele. Aceste documente sunt supuse unor termene specifice de păstrare, care pot varia în funcție de natura documentului și de legea în vigoare.

Termenele specifice pentru păstrarea diferitelor tipuri de documente de resurse umane

În România, termenele de păstrare a documentelor de resurse umane sunt stabilite prin legislația specifică și reflectă importanța păstrării unui istoric detaliat și accesibil al documentelor legate de personal, salarizare și asigurări sociale. Conform Ordinului nr. 2634/2015 și Anexei 6 a Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată, iată câteva termene de păstrare și arhivare în domeniul HR:

• statele de plată se păstrează timp de 50 de ani, pentru a facilita procesele de calcul și recalculare a pensiilor;

• dosarele de personal, inclusiv contractele de muncă și convențiile civile de prestări servicii, trebuie păstrate 75 de ani de la crearea lor, ca să poată fi emise adeverințe sau copii ale documentelor la solicitările angajaților sau ale foștilor angajați;

• documentele societăților comerciale cu capital privat se păstrează 50 de ani de la data creării lor;

• carnetele de muncă se predau titularilor de drept sau succesorilor legali, după caz;

• documentele financiar-contabile: conform legislației, aceste documente trebuie să fie păstrate timp de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. În arhivarea documentelor financiar-contabile sunt incluse și acte utilizate în managementul resurselor umane, precum statele de plată, fluturașii de salarii, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative;

• documente specifice cum ar fi notele de recepție și alte documente similare: acestea trebuie păstrate timp de 5 ani, de asemenea cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Se recomandă revizuirea periodică a politicii de păstrare a documentelor, pentru actualizarea ei în conformitate cu prevederile legale. Este necesară o instruire adecvată a personalului care se ocupă de documentele de resurse umane, pentru asimilarea informațiilor specifice și implementarea procedurilor de lucru.

 

 

Cum să organizezi și să stochezi eficient documente de resurse umane

Organizarea eficientă a documentelor de resurse umane este esențială pentru buna funcționare a oricărei companii. Aceasta presupune crearea unui sistem de organizare care să permită găsirea ușoară și rapidă a documentelor. Documentele pot fi clasificate în funcție de tip, data creării, departamentul de proveniență sau orice alt criteriu relevant pentru companie.

În funcție de nevoile specifice ale firmei, pot fi utilizate soluții de stocare în arhive fizice și servicii de arhivare electronică. Prin implementarea unui program de arhivare regulată se asigură actualizarea constantă a documentelor stocate, precum și eliminarea celor care nu mai sunt necesare, în conformitate cu termenele legale de păstrare.

Companiile trebuie să respecte anumite condiții, cum ar fi menținerea unei temperaturi adecvate și a umidității în spațiile de arhivare, și să folosească mijloace de protecție specifice pentru documente​. Procesul de arhivare trebuie să fie organizat, securizat și ușor de accesat, asigurând confidențialitatea și integritatea documentelor.

În anumite cazuri, se recomandă o evaluare a impactului asupra protecției datelor DPIA (Data Protection Impact Assessment). Această analiză ajută organizațiile să identifice, să înțeleagă și să minimizeze riscurile asociate cu prelucrarea datelor personale. Conform GDPR, DPIA este obligatorie în situațiile în care prelucrarea datelor este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice. Acest lucru poate include, dar nu se limitează la:

• prelucrarea pe scară largă a categoriilor speciale de date sau a datelor personale legate de condamnări penale și infracțiuni;

• monitorizarea sistematică și pe scară largă a unei zone accesibile publicului;

• orice formă de prelucrare pe scară largă care include evaluarea aspectelor personale, în special pentru crearea de profiluri.

Sancțiunile pentru nerespectarea termenelor de păstrare pentru documente de resurse umane

Nerespectarea legislației privind păstrarea documentelor de resurse umane poate avea consecințe semnificative, inclusiv sancțiuni legale. Acestea variază în funcție de gravitatea neregulilor și de jurisdicția în care se află compania. În general, cele mai comune tipuri de sancțiuni sunt amenzi, penalități administrative sau, în cazuri grave, procese juridice.

Pentru a evita aceste sancțiuni, companiile trebuie să utilizeze sisteme eficiente de arhivare și să folosească aplicații software de gestionare a documentelor. Ia în considerare implementarea de politici interne clare privind păstrarea documentelor de HR, instruirea angajaților cu privire la aceste politici și revizuirea periodică a practicilor de arhivare. De asemenea, este recomandat să consulți un avocat sau un specialist în resurse umane, ca să te asiguri că toate documentele sunt păstrate în conformitate cu legislația în vigoare.