Una dintre provocările majore ale organizării activității într-o firmă constă în gestionarea volumului mare de documente și a fluxurilor informaționale complexe. Află în continuare ce reprezintă managementul documentelor și cum să implementezi sisteme eficiente pentru arhivarea fizică și arhivarea digitală a documentelor într-o companie.
Managementul documentelor: definiție și componente
Managementul documentelor cuprinde prelucrarea unor cantități mari de documente în format fizic și digital, de la realizare și introducere în sistem, până la transmitere, indexare, tracking, arhivare și, după caz, eliminare. Managementul documentelor este cunoscut și ca DMS (Document Management System) sau ECM (Enterprise Content Management).
Un sistem de management al documentelor are următoarele componente:
- stocarea documentelor (+/- scanarea documentelor, în cazul unei arhive digitale);
- setarea regulilor de acces la documente (drepturi de acces la anumite documente, niveluri de acces, protocoale de siguranță, conformitate GDPR și alte standarde de confidențialitate specifice);
- indexarea documentelor (atribuirea de etichete pentru identificare, tracking, selectare rapidă);
- partajarea documentelor (multiuser și multisistem, pe baza unor protocoale de siguranță, cu urmărire fluxurilor informaționale stabilite în cadrul companiei, prin trasabilitate completă);
- actualizarea documentelor (activitate colaborativă, în cazul documentelor partajate sau individuală, pentru documentele confidențiale);
- înregistrarea și protejarea documentelor (crearea de arhive fizice, arhive digitale, arhive electronice, arhive mixte pentru documentele de business: comerciale, tehnice, financiar-contabile, de resurse umane ș.a.);
- integrarea documentelor (corelarea sistemului de management al documentelor cu alte sisteme software (sisteme de tip ERP, CRM ș.a.) pentru automatizarea proceselor din cadrul firmei.
Beneficiile implementării unui sistem eficient de management al documentelor
Un sistem eficient de management al documentelor oferă numeroase beneficii unei companii. Iată câteva dintre acestea:
Creșterea productivității și reducerea riscurilor operaționale
Un sistem de management al documentelor bine implementat reduce timpul necesar pentru căutarea și accesarea documentelor. Angajații pot găsi și accesa rapid informațiile de care au nevoie, fără a pierde timp prețios căutând prin fișiere fizice sau digitale. De asemenea, sistemele de management al documentelor facilitează colaborarea și comunicarea între angajați. Prin partajarea și accesul facil la documente, echipele pot lucra mai eficient împreună, ceea ce duce la o creștere a productivității.
Un sistem eficient de management al documentelor minimizează riscul pierderii sau distrugerii documentelor. Prin implementarea unor backup-uri automate și a unor măsuri de redundanță, se asigură accesul continuu la informații vitale, chiar și în cazul unor situații neprevăzute precum incendii, inundații sau atacuri cibernetice. Astfel, compania este protejată și poate evita pierderile financiare sau legale asociate cu astfel de evenimente.
Conformitatea legală și reglementările
Multe industrii sunt supuse unor reglementări stricte în ceea ce privește păstrarea documentelor. Un sistem eficient de management al documentelor ajută companiile să îndeplinească aceste cerințe în mod eficient și în conformitate cu termenele impuse. Astfel, se economisesc timp și resurse care altfel ar fi fost utilizate pentru a gestiona manual aceste procese.
Îmbunătățirea securității datelor
Sistemele de management al documentelor oferă funcții de securitate avansate, care pot ajuta la protejarea datelor sensibile. Prin criptarea datelor, controlul accesului și urmărirea documentelor, arhivare electronică se previne accesul neautorizat la informații și se asigură integritatea acestora. Astfel datele de business sunt în siguranță și arhivele companiei respectă standardele de confidențialitate impuse de reglementările în vigoare.
Îmbunătățirea serviciilor pentru clienți
Accesul rapid și ușor la documente îmbunătățește timpul de răspuns la solicitările clienților. Prin gestionarea eficientă a contractelor și documentațiilor pentru clienți, companiile pot oferi servicii mai rapide și de calitate. De asemenea, un sistem digital de management al documentelor contribuie la îmbunătățirea relațiilor cu clienții prin asigurarea unei comunicări eficiente și transparente.
Provocările în managementul documentelor unei companii
Provocările în managementul documentelor unei companii sunt numeroase și pot afecta eficiența și productivitatea organizației. Iată câteva dintre aceste provocări și cum pot influența activitatea unei companii:
Dificultăți de volum, conformitate în gestionarea documentelor
O companie se confruntă adesea cu o creștere semnificativă a volumului de documente. Aceasta poate fi o provocare, mai ales dacă documentele sunt stocate în diferite locații și/sau în diverse formate fizice, digitale, hibride. În lipsa unui sistem de management al documentelor bine pus la punct, căutarea și accesarea informațiilor devin complicate și duc la pierderea de timp și resurse.
În multe industrii, companiile sunt supuse reglementărilor care impun păstrarea și gestionarea documentelor pentru o anumită perioadă de timp. Aceste reglementări variază în funcție de industrie și jurisdicție, iar nerespectarea lor duce la sancțiuni și consecințe legale grave. Alinierea la cerințele de conformitate reprezintă o provocare continuă pentru managementul documentelor într-o firmă.
Probleme cu securitatea și confidențialitatea informațiilor
Un alt aspect important în managementul documentelor îl reprezintă asigurarea securității și confidențialității datelor. Informațiile sensibile și datele cu caracter personal trebuie protejate, pentru a preveni accesul neautorizat și scurgerile de informații. Modulele de securitate a datelor reprezintă o componentă cheie în cadrul sistemului de management al documentelor, în contextul amenințărilor cibernetice și al reglementărilor privind protecția datelor.
Crearea unui sistem eficient pentru managementul documentelor reprezintă un proiect de amploare, ce necesită colaborarea cu o firmă de servicii de arhivare fizică și arhivare digitală. Specialiștii de la ArhivaDIA.ro îți oferă consultanță și training, servicii arhivare fizică documente, servicii arhivare digitală, imagistică documente, software de arhivare electronică inteligent, bazat pe tehnologie AI, servicii digitalizare IMM ș.a.
