Cum să arhivezi documentele într-un mediu de lucru digital?

În era digitală, gestionarea eficientă a documentelor reprezintă o provocare, dar și o resursă de performanță organizațională. Află în continuare cum se realizează arhivarea în mediul digital, care sunt diferitele tipuri de documente digitale, metodele de clasificare și organizare a documentelor digitale. Vei descoperi detalii despre securitatea documentelor arhivate digital și cum să recuperezi documentele arhivate.

 

Importanța arhivării documentelor în mediul digital

Prin arhivare digitală a documentelor, angajații au acces rapid la informații, economisind timp și resurse. Este mult mai ușor să cauți un document într-un sistem digital, comparativ cu metodele tradiționale de stocare și arhivare a documentelor. Documentele digitale nu ocupă spațiu fizic, permit astfel companiilor să economisească spațiul de birou care altfel s-ar fi folosit pentru depozitarea documentelor. Acest lucru reduce costurile de întreținere și crește eficiența operațională.

Arhivarea digitală asigură protecția datelor printr-o gamă de măsuri de securitate, cum ar fi criptarea datelor, backup-uri regulate și acces controlat la documente. Aceasta asigură că informațiile importante sunt protejate împotriva pierderii sau furtului de date. Arhivarea digitală este mai prietenoasă cu mediul, deoarece reduce nevoia de hârtie și alte materiale fizice (carton, plastic, metal) pentru stocare. Acest lucru ajută la reducerea amprentei de carbon a companiei și la promovarea unei culturi organizaționale bazate pe ecologie și protecția mediului.

 

Cunoașterea și înțelegerea tipurilor de documente digitale

Documentele digitale pot fi în diverse formate, cum ar fi PDF, DOC, XLS, PPT și multe altele. Fiecare format are caracteristici și utilizări specifice. De exemplu, un document PDF este ideal pentru partajarea de informații și păstrarea formei inițiale a documentului, în timp ce un document Word este potrivit pentru editare și redactare. Documentele digitale au avantajul că pot fi căutate cu ușurință, sunt accesate rapid de la distanță, pot fi partajate și modificate simultan de mai mulți utilizatori. Aceste caracteristici îmbunătățesc eficiența și colaborarea în medii de lucru digitale.

Înainte de a trece de la arhivare fizică la arhivare electronică, trebuie să evaluezi beneficiile și dezavantajele fiecărui format de document digital. De exemplu, un document Word este ideal pentru redactarea articolelor sau rapoartelor, oferind o varietate de opțiuni de formatare și stiluri. Pe de altă parte, un fișier Excel este mai potrivit pentru gestionarea datelor și efectuarea de calcule complexe. Documentele fizice pot fi convertite în documente digitale prin scanare sau prin utilizarea de aplicații mobile specializate. Aceasta este o alternativă utilă pentru organizațiile care au un volum mare de documente pe hârtie. Transformarea documentelor fizice în documente digitale facilitează căutarea, partajarea și stocarea acestora într-un mod mai eficient.

 

Cum să clasifici și să organizezi documentele digitale

Pentru a clasifica și organiza documentele digitale, este esențial să avem criterii clare de clasificare. Aceste criterii pot include tipul documentului (facturi, contracte, rapoarte etc.), data creării, autorul sau departamentul responsabil, relevanța sau importanța documentului etc. De asemenea, este util să utilizezi etichete sau cuvinte cheie pentru a facilita căutarea și accesul rapid la documentele dorite.

După stabilirea criteriilor de clasificare, următorul pas este crearea unui sistem de organizare corespunzător. Acest sistem se bazează pe crearea de dosare (folders)  și subdosare (subfolders) într-un mod care să reflecte structura organizației sau fluxul de lucru. De exemplu, se pot crea dosare separate pentru fiecare departament sau proiect, iar în cadrul acestora se pot crea subdosare pentru diferite tipuri de documente.

Pentru companiile cu un volum mare de documente se recomandă utilizarea unor programe software de de arhivare electronică a documentelor. Aceste sisteme bazate pe tehnologie AI oferă funcționalități automate pentru clasificarea și organizarea documentelor, precum și pentru căutarea eficientă a acestora. De asemenea, sunt prevăzute cu funcții de securitate și backup, iar astfel se asigură integritatea și confidențialitatea documentelor.

 

Cum să arhivezi documentele în cloud

Arhivarea documentelor în cloud oferă numeroase avantaje, inclusiv accesibilitate de oriunde și oricând, backup automat și posibilitatea de a partaja documentele cu ușurință. Pentru a arhiva documente în cloud, este esențial să înțelegem și să selectăm un serviciu potrivit nevoilor noastre. Procesul de încărcare a documentelor în cloud este un pas esențial în arhivarea lor. Utilizatorii trebuie să învețe cum să încarce documente în serviciul de cloud selectat, cum să creeze dosare și cum să organizeze documentele pentru o căutare și accesare ușoară în viitor.

Gestionarea accesului la documente stă la baza arhivării în cloud. Utilizatorii trebuie să urmeze programe de audit, consultanță și training în arhivare digitală, ca să înțeleagă cum funcționează sistemele moderne de păstrare, indexare și accesare pentru diferite tipuri de documente. organizează cursuri de pregătire pentru angajații companiei tale și pune accent deosebit pe cunoașterea protocoalelor de securitate pentru arhive în cloud. Aceste măsuri de protecție a datelor includ autentificare în doi factori, criptare și actualizarea regulată a parolelor pentru fiecare user.

 

Securitatea documentelor arhivate digital

Securitatea documentelor arhivate digitale se bazează pe sisteme de criptare. Criptarea constă în transformarea datelor într-o formă ilegibilă, indescifrabilă, care poate fi citită și accesată doar de persoanele autorizate care dețin cheia de criptare. Astfel documentele sunt protejate împotriva accesului neautorizat și se asigură confidențialitatea informațiilor. Un exemplu de sistem de criptare utilizat în arhivarea documentelor este AES (Advanced Encryption Standard). Pentru documente cu valoare istorică ai la dispoziție tehnologia de arhivare no touch, pentru păstrarea în cele mai bune condiții de integritate și siguranță.

Un alt aspect important în securitatea documentelor arhivate digitale este utilizarea unor parole puternice și a autentificării în doi pași. Parolele trebuie să fie complexe, să conțină o combinație de litere, cifre și caractere speciale și să fie actualizate periodic. Autentificarea în doi pași implică utilizarea unei metode suplimentare de verificare a identității utilizatorului, cum ar fi un cod de verificare primit pe telefonul mobil. Acest lucru face mult mai dificilă accesarea neautorizată a documentelor.

Actualizarea și întreținerea regulată a software-ului de arhivare fac parte din măsurile de protecție a datelor din arhivele digitale. Software-ul de arhivare trebuie să fie actualizat periodic, pentru a rămâne eficient împotriva vulnerabilităților și amenințărilor cibernetice. Un alt aspect important în securitatea documentelor arhivate digitale îl reprezintă crearea de copii de rezervă și planuri de recuperare a datelor. În cazul unui incident de securitate, cum ar fi un atac cibernetic sau o defecțiune a sistemului, este important să existe back-up pentru documente și un protocol de recuperare și/sau restaurare a datelor.

Pentru a completa aceste măsuri de securitate, este recomandat să se monitorizeze și să se testeze în mod regulat sistemul de arhivare digital, pentru identificarea vulnerabilităților și remedierea lor rapidă. De asemenea, este important să implementezi în companie politici și proceduri clare privind securitatea documentelor și să asiguri instruirea adecvată a angajaților.

Colaborează cu o firmă specializată în arhivare și gestionarea fondurilor arhivistice. Astfel beneficiezi de audit, consultanță și training, achiziționezi sisteme personalizate de arhivare fizică și arhivare digitală, în cele mai bune condiții de siguranță și confidențialitate.