Știi deja că arhivarea eficientă reprezintă o condiție importantă pentru succesul firmei tale. Ai implementat un sistem de arhive fizice și arhive digitale adaptat la specificul companiei tale. Cum te asiguri că acest sistem este în conformitate cu cele mai noi reglementări? Află în continuare ce acțiuni trebuie să planifici, pentru prevenirea riscurilor legale și financiare, optimizarea operațiunilor interne și consolidarea reputației organizaționale.
Informează-te despre noile reglementări în domeniul arhivării
Trebuie să rămâi la curent cu toate schimbările legislative ce influențează modul în care trebuie să organizezi documentele, prin arhivare fizică și arhivare digitală. Aceasta sunt cuprinse în legislația națională, directivele UE sau alte reglementări internaționale relevante pentru domeniul tău de activitate și se referă la:
perioade de retenție: reglementările stabilesc adesea durata minimă pentru care anumite documente trebuie păstrate înainte de a fi eliminate. Aceste perioade de retenție pot varia în funcție de tipul documentului și de specificul industriei. De exemplu, documentele fiscale trebuie păstrate pentru o perioadă de cel puțin 5-10 ani;
protecția datelor personale: în multe regiuni, inclusiv în Uniunea Europeană unde este aplicat Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), există reglementări stricte privind modul în care datele personale trebuie să fie colectate, păstrate, utilizate și șterse;
securitatea datelor: legislația impune cerințe specifice privind securitatea fizică și cibernetică a locurilor de stocare a arhivelor. Acest lucru include protecții împotriva accesului neautorizat, pierderii datelor și deteriorării documentelor fizice;
accesul la informații: legile privind libertatea informației stipulează că anumite informații păstrate de organizații guvernamentale trebuie să fie accesibile publicului. Există și reglementări privind modul în care angajații și clienții pot accesa sau solicita corecții la informațiile arhivate despre ei;
gestionarea și eliminarea documentelor: există reglementări care detaliază procedurile ce trebuie urmate când documentele nu mai sunt necesare și pot fi distruse. Aceste proceduri sunt menite să asigure că eliminarea documentelor se face într-un mod care protejează împotriva pierderii de informații sensibile sau confidențiale;
audituri și conformitate: organizațiile pot fi supuse auditurilor periodice pentru a verifica conformitatea cu legile de arhivare. Aceste audituri asigură că organizațiile respectă regulile în vigoare și că sistemele lor de arhivare sunt adecvate și eficiente.
Actualizează politicile și procedurile din cadrul sistemului de arhivare
Colaborează cu specialiști în legislația privind protecția datelor și securitatea datelor din arhive fizice și digitale. Aceștia te pot ajuta să interpretezi corect reglementările din domeniu și să implementezi cele mai bune practici de conformitate. Revizuiește și actualizează periodic politicile și procedurile de arhivare, pentru a asigura continuitate în respectarea cerințelor legale pentru gestionarea, păstrarea și distrugerea documentelor arhivate din firma ta.
Implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a proteja informațiile sensibile sau personale, în conformitate cu reglementările privind protecția datelor (GDPR). Investește în soluții tehnologice care să sprijine conformitatea cu legile de arhivare, cum ar fi sistemele de management al documentelor (DMS) care permit indexarea, stocarea și recuperarea eficientă a informațiilor.
Organizează sesiuni de training despre arhivare pentru angajații firmei
Asigură-te că toți angajații sunt bine informați și instruiți cu privire la procedurile de arhivare și importanța conformității legale. Formarea regulată poate ajuta la evitarea erorilor de neconformitate. Realizează audituri periodice pentru a verifica dacă procedurile de arhivare sunt respectate și pentru a identifica orice probleme de conformitate. Auditurile externe, realizate de terți, oferă o perspectivă obiectivă asupra conformității sistemului de arhivare din firma ta.
Companiile care demonstrează că sunt responsabile și conforme cu legislația în vigoare au o reputație mai bună, se află în topul încrederii clienților și partenerilor. În plus, sistemele de arhivare conforme cu cele mai recente reglementări sunt proiectate să fie adaptabile și scalabile. Deci pot fi actualizate ușor pe măsură ce apar noi reglementări sau atunci când firma crește și se dezvoltă la nivel organizațional.
Colaborează cu firme specializate în servicii de audit, consultanță & training în arhivare. Astfel, vei beneficia de know-how și recomandări personalizate, pentru inovarea sistemului de păstrare, indexare și accesare al documentelor din firma ta. Cu ajutorul Arhivadia ești mereu conectat la modificările legislative din domeniu, știi în fiecare moment care sunt obligațiile companiei tale ca agent economic în România și care sunt acțiunile necesare în cazul unui control al arhivei fizice și digitale.
