Firme mari sau IMM-uri, PFA-uri sau freelanceri – toată lumea primește, comunică, prelucrează și stochează tot mai multe date. Volumele de informații procesate cresc, la fel și viteza de transmitere și recepționare. În acest context, arhivarea documentelor implică provocări și riscuri de securitate a datelor.
Ce înseamnă securitatea datelor (data security)?
Securitatea datelor se referă la procesele și măsurile tehnologice implementate pentru managementul documentelor și protejarea informațiilor digitale sau fizice de accesul, utilizarea, divulgarea, perturbarea, modificarea sau distrugerea neautorizată. Aceasta include protecția datelor personale, financiare sau de altă natură, esențiale pentru integritatea și confidențialitatea organizației.
Data security – caracteristici funcționale
Data security nu este doar o cerință legală, ci reprezintă o necesitate etică și comercială. Breșele de securitate pot avea consecințe grave, de la amenzi până la pierderea încrederii clienților și a partenerilor de afaceri. Amenințările la adresa securității datelor pot fi atacuri cibernetice sofisticate (malware, phishing), erori umane sau defecțiuni tehnice. În contextul arhivării, riscurile includ și accesul neautorizat la documente sensibile, pierderea sau deteriorarea datelor din cauza gestionării necorespunzătoare.
Reglementări și standarde în securitatea datelor
Conformitatea cu reglementările și standardele internaționale, cum ar fi Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) reprezintă cadrul legal de aplicare a cerințelor de securitate a datelor în arhivare.
GDPR și alte normative globale
GDPR impune organizațiilor să respecte principii de bază în ceea ce privește procesarea datelor personale. În contextul arhivării documentelor, aceste principii se traduc în reguli specifice:
legalitatea, consimțământul și transparența procesului de arhivare a datelor: consimțământul explicit al subiecților datelor, necesitatea pentru îndeplinirea unui contract, obligații legale sau interese legitime;
minimizarea datelor și limitarea scopului: arhivele trebuie să conțină doar datele strict necesare pentru scopul specificat la momentul colectării. Datele nu trebuie păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care sunt procesate;
drepturile subiecților datelor: dreptul la acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), dreptul la restricționarea procesării, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a se opune procesării;
protecția împotriva accesului neautorizat sau ilegal, pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale;
notificarea încălcărilor de securitate – la autoritatea de supraveghere competentă, în termen de 72 de ore de la constatare și informarea subiecților afectați, fără întârzieri nejustificate.
Conformitate și audit
Pentru a asigura conformitatea cu reglementările în vigoare, organizațiile trebuie să efectueze audituri regulate ale practicilor de securitate a datelor și să implementeze îmbunătățiri acolo unde este necesar.
Riscuri și amenințări de data security în serviciile de arhivare
Riscurile la adresa securității datelor în serviciile de arhivare digitală variază în funcție de natura și complexitatea sistemelor de gestionare a datelor. Un spectru larg de amenințări poate afecta securitatea datelor, incluzând atacurile cibernetice, furtul de date, pierderea sau deteriorarea datelor, atacurile interne.
Atacurile cibernetice reprezintă una dintre cele mai frecvente amenințări la adresa securității datelor. Acestea pot fi de diverse tipuri, de la phishing și malware, până la atacuri de tip ransomware sau DoS. Furtul de date reprezintă un pericol constant și poate fi realizat atât prin metode digitale, cât și prin accesul fizic la documentele arhivate.
Pierderea sau deteriorarea datelor reprezintă un alt risc major, care apare din cauza unor erori umane, defecțiuni tehnice sau dezastre naturale. În plus, amenințările interne, cum ar fi neglijența angajaților sau sabotajul pot pune în pericol securitatea datelor din arhive fizice și arhive digitale.
Tehnologii și echipamente pentru securitatea datelor în arhivare
Există o gamă variată de soluții pentru data security în arhivarea documentelor. Iată câteva dintre cele mai comune și eficiente tehnologii și echipamente utilizate în acest scop:
Sisteme de criptare
Criptarea datelor transformă informațiile într-un format ilegibil pentru oricine nu deține cheia de decriptare. Aceasta este o metodă esențială pentru protejarea datelor stocate și a celor transmise prin rețea.
Backup și replicare
Sistemele de backup și replicare oferă copii de siguranță ale datelor, care pot fi restaurate în cazul unei pierderi de date sau a unui dezastru. Replicarea datelor în mai multe locații poate oferi un nivel suplimentar de protecție.
Controlul accesului
Mecanismele de control al accesului, inclusiv autentificarea multifactor și gestionarea drepturilor de acces. Astfel, proprietarii arhivelor au certitudinea că numai utilizatorii autorizați pot accesa sau modifica datele.
Managementul cheilor de criptare
Sistemele de management al cheilor de criptare asigură păstrarea în siguranță a secvențelor de date create special pentru decriptarea datelor protejate. Includ operațiuni de generare, stocare, distribuție, rotație și înlocuire a cheilor de stocare, plus protocoale de acces, arhivare și distrugere a stringurilor de caractere.
Storage hardware securizat
Dispozitivele de stocare securizate, cum ar fi unitățile SSD criptate și dispozitivele de stocare în rețea (NAS) cu funcționalități de securitate încorporate oferă un strat suplimentar de protecție pentru datele arhivate.
Sisteme de detectare și prevenire a intruziunilor (IDS/IPS)
Aceste sisteme monitorizează rețeaua pentru activități suspecte sau neautorizate. Oferă protecție împotriva atacurilor cibernetice care ar putea compromite datele din arhive.
Platforme de management al vulnerabilităților
Aceste platforme scanează sistemele și aplicațiile pentru vulnerabilități de securitate. Ajută la identificarea și remedierea punctelor slabe, înainte ca acestea să fie exploatate de atacatori.
Tehnologia blockchain
Tehnologia blockchain este utilizată pentru a crea un registru sigur și imutabil al tranzacțiilor de date, oferind un nivel înalt de securitate pentru arhivele digitale. Acestea pot fi organizate cu ajutorul programelor software de arhivare electronică bazate pe tehnologie AI.
Autentificarea biometrică
Tehnologiile biometrice, cum ar fi scanarea amprentelor digitale și recunoașterea facială reprezintă metode sigure și eficiente de autentificare a utilizatorilor. Sunt recomandate pentru asigurarea securității datelor în arhive care conțin date confidențiale.
Sisteme de management al informațiilor și evenimentelor de securitate (SIEM)
Sistemele SIEM colectează și analizează în timp real datele despre evenimentele de securitate din rețea. Oferă vizibilitate și alerte pentru potențialele amenințări la adresa securității datelor.
Selectarea tehnologiilor și echipamentelor potrivite pentru securitatea datelor în arhivare depinde de cerințele specifice de securitate, reglementările din industrie și bugetul disponibil. Proprietarii de arhive trebuie să evalueze periodic strategiile de securitate, pentru a se asigura că acestea rămân eficiente în fața evoluției amenințărilor cibernetice. Protecția datelor nu reprezintă doar o caracteristică de configurare, ci reprezintă o necesitate în realizarea arhivelor fizice și digitale.
