Gestionarea documentelor de resurse umane (HR) reprezintă o condiție de bază pentru eficiență organizațională și conformitate cu reglementările în vigoare. Aflați în continuare cum să organizați arhive fizice și digitale pentru dosarele de personal și alte documente ale angajaților (fișe de pontaj, fluturași de salariu, centralizatoare SSM ș.a.). Astfel, veți implementa cu succes cele mai bune practici în ceea ce privește securitatea, confidențialitatea datelor și procedurile de arhivare.
Digitalizarea documentelor HR
Identificați tipurile de documente HR care trebuie incluse în arhive digitale, cum ar fi dosarele angajaților, contractele de muncă, foile de prezență, evaluările performanței și altele. Stabiliți prioritățile și planificați fluxul de lucru pentru digitalizare. Selectați scanere potrivite pentru volumul și tipurile de documente. Alegeți aplicații software de management al documentelor (DMS) care să ofere funcționalități precum indexarea, căutarea și securitatea datelor.
Documentele fizice sunt scanate pentru a crea versiuni digitale. Este important să setați rezoluția adecvată și să verificați calitatea scanărilor pentru a asigura claritatea și lizibilitatea documentelor. După scanare, fiecare document digital trebuie indexat cu etichete sau cuvinte cheie relevante, pentru a facilita căutarea rapidă. Documentele digitalizate trebuie să fie integrate în sistemul HR existent sau în alte sisteme relevante (de exemplu, sisteme de gestionare a timpului sau de payroll) pentru a permite accesul și utilizarea eficientă a datelor.
Clasificarea și organizarea documentelor HR
Implementarea unui sistem de clasificare clar, cu etichete și categorii bine definite, ajută la localizarea rapidă a documentelor necesare. Acest sistem trebuie să se bazeze pe arhivare electronică, să includă reguli de denumire consecvente și o structură de organizare logică.
Un astfel de sistem digital de gestionare a documentelor reprezintă o soluție modernă care facilitează organizarea și accesul la documente. Veți beneficia de clasificarea automată a documentelor, căutarea eficientă, accesul securizat și colaborarea multi-user și multilevel.
Implementarea unui proces de revizuire și actualizare este necesar pentru a asigura eficiența și actualitatea sistemului de clasificare și organizare. Se va pune accent pe verificarea acurateței documentelor, eliminarea documentelor inutile sau depășite și actualizarea sistemului de clasificare, dacă este necesar.
Securitatea și confidențialitatea datelor personale
Luați în considerare criptarea datelor, gestionarea accesului pe baza rolurilor și implementarea politicilor stricte de confidențialitate, pentru a preveni accesul neautorizat. Stabiliți politici clare de securitate și confidențialitate, care să definească modul de accesare, utilizare și păstrare a datelor personale. Asigurați-vă că toți angajații sunt informați despre aceste politici și înțeleg consecințele nerespectării lor.
Criptați datele personale atât în repaus (stocate pe discuri) cât și în tranzit (când sunt trimise prin rețea), folosind protocoale de criptare puternice. Aceasta reduce riscul de interceptare sau acces neautorizat. Limitați accesul la datele personale ale angajaților doar pentru personalul autorizat, pe baza necesității de a ști. Utilizați permisiuni bazate pe roluri, pentru a controla cine poate vedea sau modifica anumite informații.
Organizațiile au datoria de a se conforma cu legislația în vigoare, inclusiv cu alinierea arhivelor la cerințele Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Acesta impune standarde ridicate pentru colectarea, stocarea și utilizarea datelor personale, inclusiv a celor HR. Nerespectarea GDPR poate duce la amenzi semnificative, așa că acordați atenție sporită acestor cerințe de organizare a arhivelor HR.
Proceduri de retenție și arhivare a documentelor de resurse umane
Consultați legislația locală și internațională, pentru a determina cât timp trebuie păstrate diferite tipuri de documente HR. De exemplu, legile fiscale pot necesita păstrarea înregistrărilor salariale pentru o anumită perioadă, în timp ce alte documente pot avea termene de retenție diferite. Dezvoltați un calendar de retenție documentară, care să specifice exact cât timp fiecare tip de document trebuie păstrat. Acest calendar trebuie să fie accesibil tuturor membrilor echipei HR și actualizat periodic pentru a reflecta orice schimbări legislative.
Planificați revizuiri periodice ale documentelor arhivate pentru a determina dacă anumite documente pot fi eliminate conform calendarului de retenție. Asigurați proceduri de eliminare sigure, care pot include distrugerea fizică sau ștergerea definitivă a datelor digitale.
Revizuirea și actualizarea regulată a arhivelor HR
Documentele HR trebuie revizuite periodic pentru a asigura că informațiile sunt actualizate și relevante. Acest lucru include actualizarea politicilor HR, a contractelor de muncă și a manualelor angajaților pentru a reflecta schimbările legislației și cele mai bune practici din industrie. Alocați responsabilități membrilor echipei HR și, dacă este necesar, consultați experți legali sau de conformitate, pentru a vă asigura că revizuirea este completă și precisă.
Dacă este necesar, actualizați software-ul de gestionare a documentelor sau alte sisteme tehnologice folosite pentru arhivare digitală și/sau arhivare fizică, pentru a îmbunătăți securitatea, accesibilitatea sau eficiența. Înregistrați toate acțiunile întreprinse în timpul revizuirii, inclusiv eliminările de documente și orice schimbări ale procedurilor de arhivare. Această documentație este utilă în caz de audituri externe sau cercetări legale. După fiecare ciclu de revizuire, evaluați eficacitatea procesului și identificați orice nevoi de îmbunătățire sau ajustare în procedurile de arhivare.
Implementarea de bune practici va crește semnificativ eficiența gestionării documentelor în departamentul HR al firmei pe care o coordonați. Prin respectarea lor, asigurați relevanța, conformitatea și protecția datelor din arhive de resurse umane.
