În multe domenii de activitate, firmele trebuie să păstreze anumite documente în format fizic, pentru o perioadă specificată de timp (contracte semnate, înregistrări contabile, documente de resurse umane și alte tipuri de înregistrări oficiale). De aceea, organizarea unei arhive fizice stă la baza gestionării documentelor într-o companie. Iată câțiva pași esențiali pentru a structura și menține sistemul de arhivare fizică în firma ta:
Evaluarea nevoilor de documentare
Înainte de a organiza arhiva fizică, este important să înțelegi ce tipuri de documente trebuie să păstrezi și pentru cât timp. Această etapă include înțelegerea reglementărilor legale privind păstrarea documentelor. Durata de arhivare a documentelor variază în funcție de cerințele aferente fiecărui tip de document și de nevoile interne ale companiei. De exemplu, legislația fiscală poate cere păstrarea facturilor pentru o perioadă de 10 ani, în timp ce alte documente pot avea o perioadă de păstrare mai mică.
Evaluarea sistemului de arhivare implică analiza eficienței sistemului, identificarea problemelor sau a deficiențelor și determinarea modului în care sistemul poate fi îmbunătățit. Stabilește personalul necesar pentru a gestiona arhiva, echipamentul și spațiul necesar pentru stocarea documentelor, precum și costurile asociate cu implementarea unui nou sistem de arhivare.
Clasificarea documentelor fizice
Împarte documentele pe categorii. Această abordare facilitează accesul rapid la informațiile necesare. Identifică toate tipurile de documente din companie: acte juridice, contracte, facturi, documente de resurse umane, documente tehnice sau de marketing. Un sistem eficient de management al documentelor te va ajuta în proiectarea adecvată a arhivei fizice din firma ta.
Stabilește în detaliu criteriile de clasificare. Acestea pot include data documentului, departamentul sau persoana care l-a emis, tipul de document sau orice alt criteriu relevant pentru companie. Selectează cu atenție aceste criterii, care trebuie să fie coerente, consistente și adaptate la nevoile specifice ale companiei.
Crearea unui sistem de indexare
Dezvoltă un sistem de indexare eficient pentru ordonarea documentelor în arhive fizice. Acesta poate fi alfabetic, numeric, sau o combinație dintre acestea. Sistemul ales ar trebui să fie simplu și ușor de înțeles pentru toți angajații. Alegerea potrivită depinde de natura și volumul documentelor stocate. De exemplu, un sistem alfabetic este recomandat pentru o arhivă cu multe documente text, în timp ce un sistem numeric sau alfanumeric este mai potrivit pentru documente cu numere sau coduri. Fiecare dosar sau cutie ar trebui să aibă o etichetă clară care indică conținutul. Utilizează etichete durabile și ușor de citit.
Controlul accesului la arhiva fizică
Alege un spațiu adecvat pentru păstrarea documentelor, care să fie uscat, curat și protejat de factori de deteriorare cum ar fi lumina directă sau umiditatea excesivă. Implementează măsuri de securitate pentru a proteja documentele sensibile. Este recomandat să utilizezi dulapuri cu cheie, camere de supraveghere și sisteme de alarmă.
Limitează accesul la arhivă, pentru protejarea informațiilor confidențiale. În acest sens, stabilește proceduri detaliate pentru solicitarea și aprobarea accesului la documente. Aceasta este o practică recomandată de către Institutul de Standardizare Internațională a Documentelor (ISO), care subliniază importanța stabilirii unor politici clare de acces pentru a asigura securitatea informațiilor.
Stabilește reguli clare pentru perioadele de reținere a documentelor și proceduri pentru eliminarea sigură a celor care nu mai sunt necesare, respectând reglementările legale. Ține o evidență clară a persoanelor care au accesat arhiva și a documentelor pe care le-au consultat. Aceasta nu numai că asigură trasabilitatea, dar poate preveni și orice tentativă de fraudă sau acces neautorizat.
Formarea și instruirea angajaților pentru utilizarea arhivei fizice
Asigură instruirea angajaților companiei care sunt implicați în gestionarea documentelor din arhiva fizică. Evaluează nivelul de cunoștințe al angajaților, identifică lacunelor și stabilește obiective de învățare. Colaborează cu specialiști în audit, consultanță și training pentru arhivarea fizică, în scopul implementării unui program de instruire a persoanelor ce urmează să lucreze cu diferite tipuri de documente. Include în planificarea cursurilor formarea teoretică și practică, pentru a acoperi toate aspectele legate de gestionarea și utilizarea arhivei fizice.
Revizuirea și actualizarea periodică a arhivei
Monitorizează și evaluează periodic sistemul de arhivare fizică, pentru a te asigura că rămâne eficient și relevant pentru nevoile companiei. În acest mod, îmbunătățești semnificativ modul în care angajații pot găsi documentele necesare, economisind timp și resurse. În plus, menții nivelul optim de organizare a arhivei, pentru a asigura conformitatea cu diverse reglementări.
Utilizează soluții software de gestionare a documentelor sau sisteme de scanare și digitalizare. Colaborează cu firme specializate în servicii de arhivare, ca să te ajute la crearea combinației adecvate de arhivare fizică și arhivare digitală. Prin implementarea corectă a pașilor prezentați, vei beneficia de un sistem profesionist de management al documentelor, pentru creșterea eficienței în cadrul companiei tale.
